عنوان ماهیت پروژه های فناوری اطلاعات (2)
نوع منبع مقاله
گروه سایر
تاریخ انتشار ۲۴ / ۰۲ / ۱۳۹۵
خلاصه تحقق استراتژی سازمانی ، وابسته به اجرای یک و یا مجموعه ای از پروژه ها است و اجرای موفقیت آمیز هر پروژه ، مستلزم آشنایی کامل با ماهیت و یا جنس پروژه است . چراکه مدیریت چیزی که نسبت به آن شناخت کافی وجود ندارد ، در عمل راه به جایی نخواهد برد و داستان به این جا ختم خواهد شد که ما مدیریت یک پروژه را با ادبیات گذشته و در ذیل توانمندی ها و تجارب مرتبط و غیرمرتبط پیشین خود انجام دهیم و در عمل پروژه را در مسیر شکست ریل گذاری کنیم . بنابراین ، لازم است قبل از هر چیز با ماهیت و وضعیت پروژه های فناوری اطلاعات آشنا گردید و در ادامه به دنبال یافتن دلایل موفقیت و یا ناکامی این نوع پروژه ها رفت .

 در بخش اول ضمن تاکید بر ضرورت همسویی استراتژی فناوری اطلاعات  و یا  داده با استراتژی سازمانی به این نکته مهم اشاره گردید که ماحصل تدوین استراتژی فناوری اطلاعات و یا داده ، مشخص شدن مجموعه ای از پروژه ها است که با قرار گرفتن در سبد پروژه های استراتژیک ، قرار است یک سازمان را از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب در یک بازه زمانی تعریف شده و بر اساس یک نقشه راه مشخص برساند . تحقق استراتژی سازمانی ،  وابسته به اجرای یک و یا مجموعه ای از پروژه ها است و اجرای موفقیت آمیز هر پروژه ، مستلزم آشنایی کامل با ماهیت و یا جنس پروژه است . چراکه مدیریت چیزی که نسبت به آن شناخت کافی وجود ندارد ، در عمل راه به جایی نخواهد برد و داستان به این جا ختم خواهد شد که ما مدیریت یک پروژه را با ادبیات گذشته و در ذیل توانمندی ها و تجارب مرتبط و غیرمرتبط  پیشین خود انجام دهیم و در عمل پروژه را در مسیر شکست ریل گذاری کنیم . بنابراین ، لازم است قبل از هر چیز با ماهیت و وضعیت پروژه های فناوری اطلاعات آشنا گردید و در ادامه به دنبال یافتن دلایل موفقیت و یا ناکامی این نوع پروژه ها رفت . از این رو و  در اولین گام  به منظور آشنایی با ماهیت پروژه های فناوری اطلاعات نگاهی گذرا و سریع به سه دوران مختلف عصر پردازش الکترونیکی داده ، عصر میکرو و عصر شبکه  داشتیم . هدف ما تمرکز بر روی هر دوران و آشنایی با ماهیت پروژه های فناوری اطلاعات در آن دوران بود .
در این بخش ضمن تمرکز عمیق تر بر ماهیت پروژه های فناوری اطلاعات به بررسی وضعیت آنها و از همه مهم تر آشنایی با معیارهای یک پروژه موفق  ، خواهیم پرداخت .

وضعیت پروژه های فناوری اطلاعات
با این که IT هر روز قابل اعتمادتر ، سریع تر و ارزان تر می شود ، ولی  هزینه ، پیچیدگی و ریسک مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات همچنان یکی از دل نگرانی های مهم بسیاری از سازمان ها است . شکست یک پروژه فناوری اطلاعات ، یک سازمان را درگیر موارد متعدد دیگری نظیر خدشه دار شدن اعتبار و شهرت و یا مسایل  حقوقی می کند . در این رابطه می توان به موارد متعددی از پروژه های فناوری اطلاعات اشاره کرد که در عمل یا به طور کامل متوقف شده اند و یا جهت ادامه کار دارای چالش جدی شده اند . به عنوان نمونه می توان به اجرای پروژه ERP در نیروی هوایی امریکا اشاره کرد که هدف آن جایگزینی با دویست سیستم قدیمی بود . با این که پروژه در سال 2005 و با هزینه ای  بالغ بر یک میلیارد دلار شروع شده بود ، ولی در سال 2012 به دلیل رشد نمایی هزینه ها مورد بازنگری جدی قرار گرفت  . این پروژه در سال 2012 توانسته بود صرفا به 25 درصد از اهداف خود دست یابد و به 1 / 1 میلیارد دلار دیگر جهت تکمیل تا سال 2020 نیاز داشت . واقعیت این است که نرخ موفقیت بسیاری از پروژه های دولتی و غیردولتی در دنیا پایین و از وضعیت مناسبی برخودار نیست .
در سال 1995 ، گروه Standish  با ارایه یک گزارش که ماحصل بررسی و نظرسنجی از 365 مدیرفناوری اطلاعات در سال 1994 بود ، توجه همگان را به چیزی که از آن با عنوان بحران نرم افزار یاد می شود ، جلب کرد. شکل 1 نتایج مهم این مطالعه را که از آن با نام CHAOS یاد می شود ، نشان می دهد . این آمار و ارقام نشان دهنده وجود یک بحران جدی در حوزه مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات است.

 نتایج مطالعه موسوم به CHAOS توسط گروه Standish در سال 1995
شکل 1 : نتایج مطالعه موسوم به CHAOS توسط گروه Standish در سال 1995

گزارش CHAOS هر دو سال یک مرتبه منتشر می گردد و حاوی نکات بسیار ارزشمندی از بررسی وضعیت پروژه های فناوری اطلاعات در سطح جهان است .
از نظر گروه  Standish یک  پروژه می تواند در نهایت یکی از  سه وضعیت  مختلف موفقیت آمیز ، دارای چالش و شکست خورده را داشته باشد . پروژه موفقیت آمیز ، به پروژه ای اطلاق می گردد که در زمانبندی برنامه ریزی  شده  ، با بودجه در نظر گرفته شده به همراه تمامی ویژگی ها و نیازهای پیش بینی شده به سرانجام می رسد .  پروژه دارای چالش ، به پروژه ای اطلاق می گرد که در زمانی بیش از اندازه ای که زمانبندی شده است ، با بودجه بیش تر از آن چیزی که برآورد شده است و با ویژگی های کمتری نسبت به آن چیزی که تعریف شده است ، به سرانجام می رسد . یک پروژه شکست خورده ، پروژه ای است که قبل از تکمیل ، لغو می گردد . شکل 2  ، وضعیت پروژه های فناوری اطلاعات در بازه زمانی 2011 تا 2015 را  نشان می دهد .

  وضعیت پروژه های فناوری اطلاعات در بازه زمانی 2011 تا 2015
شکل 2 : وضعیت پروژه های فناوری اطلاعات در محدوده سال های 2011 تا 2015

ارتباط بین اندازه  یک پروژه و میزان موفقیت آن در شکل 3 نشان داده شده است  . همانگونه که در جدول فوق ، نشان داده شده است ، احتمال موفقیت پروژه هایی با ابعاد کوچک تر به مراتب بیش تر از پروژه هایی با ابعاد بزرگ تر است .  

ارتباط بین اندازه پروژه با وضعیت آن
شکل 3 : ارتباط بین اندازه پروژه با وضعیت آن

مطالعه بر روی وضعیت پروژه های فناوری اطلاعات و میزان موفقیت و یا شکست آنها محدود به گروه Standish نمی شود و تاکنون ، مراکز و موسسات متعددی در این رابطه مطالعاتی را انجام داده اند . مثلا بر اساس مطالعه ای که در سال 2007 توسط بیش از 800 مدیر فناوری اطلاعات ارشد توسط موسسه Tata Consultancy Services در انگلستان ، امریکا ، فرانسه ، آلمان ، هندوستان ، ژاپن و سنگاپور و انجام شده بود نیز نتایجی مشابه گزارش CHAOS به دست آمد . در شکل 4  ، برخی نکات مهم این گزارش نشان داده شده است . 

  مهمترین نکات گزارش موسسه Tata Consultancy Services در رابطه با وضعیت پروژه های فناوری اطلاعات
شکل 4 : مهمترین نکات گزارش موسسه Tata Consultancy Services در رابطه با وضعیت پروژه های فناوری اطلاعات

همچنین نتایج مطالعه ای که در سال 2012 توسط  McKinsey انجام  شده بود بیانگر این واقعیت است که  یک پروژه فناوری اطلاعات بزرگ با 45% بودجه مازاد ، 7% زمانبندی مازاد و 56% ارزش کمتر  نسبت به آن چیزی که پیش بینی شده است ، ارایه می گردد.در شکل 5  ، برخی نکات مهم این گزارش نشان داده شده است . 


مهمترین نکات گزارش مکنزی در رابطه با وضعیت پروژه های فناوری اطلاعات
شکل 5 : مهمترین نکات گزارش مکنزی در رابطه با وضعیت پروژه های فناوری اطلاعات
معیارهای یک پروژه موفق
 برای سنجش موفقیت در هر زمینه ای به مجموعه ای از شاخص ها و یا معیارها نیاز است تا بتوان با استناد به آنها از خط کش اندازه گیری به درستی استفاده کرد . تعریف یک پروژه موفقیت آمیز نیز از این قاعده مستثنی نیست و ما نیازمند شاخص هایی برای اندازه گیری موفقیت یک پروژه می باشیم . در گذشته از سه معیار اصلی برای سنجش موفقیت یک پروژه استفاده می گردید .این سه معیار عبارتند از  بودجه ، زمان و حوزه  که به آنها محدودیت های سه گانه ،  مثلث آهنین و یا مثلث مدیریت پروژه گفته می شد. نکته مهم در خصوص این مثلث آهنین با توجه به ماهیت هندسی آن این است که با تغییر یک ضلع مثلث دو ضلع دیگر نیز متاثر از آن خواهند شد . به عنوان مثال ، اگر ما در یک پروژه حوزه کاری را تغییر دهیم و ویژگی های جدیدی را به یک پروژه اضافه کنیم ، قطعا هم روی زمانبندی و هم روی هزینه انجام پروژه تاثیر خواهد گذاشت .
 به سرانجام رسیدن یک پروژه با بودجه تعیین شده ، در زمانبندی پیش بینی شده و با حوزه کاری تعریف شده ، نشان از اجرای موفقیت آمیز یک پروژه است . در شکل  6  ، محدودیت سه گانه نشان داده شده است . 
 مثلث مدیریت پروژه
شکل 6 : مثلث مدیریت پروژه
در سال 2015 ، گروه Standish ، یک تعریف جدید از مفهوم موفقیت آمیز بودن یک پروژه را ارایه کرد . در این گزارش اشاره شده است که اتمام یک پروژه با بودجه برنامه ریزی شده ، در زمانبندی تعیین شده ، بر اساس حوزه کاری تعریف شده و انعطاف پذیری معقول نمی تواند معیار جامعی برای ارزیابی موفقیت آمیز بودن یک پروژه باشد . بسیاری از پروژه ها ، علی رغم پایبندی به محدودیت های سه گانه ، در نهایت نتوانسته اند رضایت مشتری را جلب نمایند و خالق ارزشی برای مشتریان ، مدیران و سایر حامیان پروژه باشند  . نتایج رضایت بخش ، یکی از معیارهای کلیدی در ارزیابی موفقیت آمیز بودن یک پروژه در نظر گرفته شد و سیستم  کدینگ بانک اطلاعاتی CHAOS با خصایص زیر تعریف مجدد گردید : : به موقع ، با بودجه درنظر گرفته شده ، منطبق بر حوزه کاری تعریف شده ( چند درصد نیازها را تامین کرده است ) ، رضایت مندی ( از خیلی زیاد ، تا خیلی کم ) ، ارزش ( از خیلی زیاد تا خیلی کم ) و مرتبط با اهداف استراتژیک سازمانی ( از دقیق ، تا دور ). گروه Standish این اعتقاد را دارد که سازمان ها می بایست محدودیت های سه گانه را فراموش نمایند و بر روی ارزش سبد پروژه ها نه صرفا پروژه های خاصی تمرکز نمایند . بدین جهت سرویس مدیریت و بهینه سازی ارزش سبد پروژه ها ایجاد گردید .شکل 7 ، معیارهای شش گانه ارزیابی موفقیت آمیز بودن یک پروژه را نشان می دهد .

 مثلث مدیریت پروژهمعیارهای شش گانه ارزیابی موفقیت یک پروژه
شکل 7 : معیارهای شش گانه ارزیابی موفقیت یک پروژه

خلاصه
در این بخش ضمن تمرکز بر روی  گزارشات  چندین گروه پژوهشی و تحقیقاتی  ، با وضعیت پروژه های فناوری اطلاعات در قالب مجموعه ای از آمار و ارقام آشنا شدیم . آن چه مسلم است این که ، ما همچنان با یک بحران جدی به منظور اجرای موفقیت آمیز پروژه های فناوری اطلاعات مواجه هستیم .  همچنین ، بین اندازه یک پروژه فناوری اطلاعات و احتمال موفقیت آن ، یک رابطه معنی دار وجود دارد . در ادامه برای دستیابی به یک خط کش اندازه گیری صحیح از موفقیت ،  با معیارهای ارزیابی موفقیت یک پروژه فناوری اطلاعات آشنا شدیم .
در بخش سوم ، به بررسی مهم ترین دلایل شکست پروژه های فناوری اطلاعات که می توان آنها را در چهار گروه افراد ، فرآیندها ، فناوری و سازمانی تقسیم کرد ، خواهیم پرداخت .  همچنین به این نکته اشاره خواهیم کرد که برای بهبود احتمال موفقیت یک پروژه فناوری اطلاعات از چه رویکردهایی می توان استفاده کرد .

منابع  :


Jack T. Marchewka. Information Technology Project Management: Providing Measurable Organizational Value. 5th Edition: Wiley Publishing , 2015
Project Management Institute (PMI). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). 5th Edition : PMI Publishing, 2013
WWW.standishgroup.com