عنوان مدیریت چرخه حیات داده (2)
نوع منبع مقاله
گروه سایر
تاریخ انتشار ۰۳ / ۰۹ / ۱۳۹۶
خلاصه ورود به حوزه مدیریت داده بدون گذر از کوچه و پس کوچه های مدیریت چرخه حیات داده امکان پذیر نمی باشد . اگر یک سازمان بتواند چرخه حیات داده های حیاتی خود را به درستی مدیریت نماید ، یک گام ارزشمند در جهت تبدیل داده به یک دارایی ارزشمند را برداشته است . مدیریت فعال و هدفمند فرآیندهای مختلف مدیریت داده در سراسر چرخه حیات داده متناسب با نیاز هر یک از ذینفعان ، امکان همسویی داده با نیازهای راهبردی یک سازمان را فراهم می نماید . اگر نتوانیم داده را در خدمت بهبود عملکرد کسب و کار قرار دهیم ، در عمل در مسیری گام خواهیم نهاد که صرفا هزینه های ذخیره سازی و نگهداری داده را در یک سازمان پرداخت خواهیم کرد ، بدون این که بتوانیم ارزشی را برای کسب و کار ایجاد کنیم.

ورود به حوزه مدیریت داده بدون گذر از کوچه و پس کوچه های مدیریت چرخه حیات داده امکان پذیر نمی باشد . اگر یک سازمان بتواند  چرخه حیات داده های حیاتی خود را به درستی مدیریت نماید ، یک گام ارزشمند در جهت تبدیل داده به یک دارایی ارزشمند را برداشته است . مدیریت فعال و هدفمند فرآیندهای مختلف مدیریت داده در سراسر چرخه حیات داده متناسب با نیاز هر یک از ذینفعان ، امکان همسویی داده با نیازهای راهبردی یک سازمان را فراهم می نماید . اگر نتوانیم داده را در خدمت بهبود عملکرد کسب و کار قرار دهیم ، در عمل در مسیری گام خواهیم نهاد که صرفا هزینه های ذخیره سازی و نگهداری داده را در یک سازمان پرداخت خواهیم کرد ، بدون این که بتوانیم ارزشی را برای کسب و کار خود ایجاد نمائیم . به جرات می توان ادعا کرد که امروزه بیش از نیمی از داده های ذخیره شده در یک سازمان فاقد ارزش برای کسب و کار است . یکی از ماموریت های مهم مدیریت چرخه حیات داده  تمرکز بر مهمترین داده های حیاتی سازمان و کاهش ROT است ( ROT بر گرفته شده از سه واژه   Obsolete , Redundant  و Trivial  می باشد ) .  به عبارت دیگر ، بتوان افزونگی داده ، داده هایی که به آنها نیاز نمی باشد و داده هایی که فاقد ارزش و یا دارای ارزش اندک برای کسب و کار می باشند را کاهش داد . با بکارگیری صحیح و متوازن سه مولفه مهم  Process , People و  Technology می توان در مسیر کاهش ROT حرکت کرد و این مهم میسر نمی شود مگر با مدیریت چرخه حیات داده .

 کاهش ROT با مدیریت چرخه حیات داده
شکل 1 : کاهش ROT با مدیریت چرخه حیات داده

مدیریت چرخه حیات داده نمی بایست صرفا محدود به نگرش های فنی گردد و می بایست این موضوع را از دیدگاه کسب و کار نیز بررسی کرد چراکه در نهایت قرار است داده در خدمت کسب و کار و به منظور تامین اهداف راهبردی کسب و کار باشد نه مدیر فناوری اطلاعات و یا کارشناسان حرفه ای فناوری اطلاعات ! این که کسب و کار چه انتظاری از داده دارد می تواند بسیار متفاوت باشد با آن چیزی که از سمت فناوری اطلاعات ارایه می گردد . مدیریت چرخه حیات داده یکی از مهمترین تلاش های اولیه جهت حذف شکاف موجود بین دو دیدگاه مختلف موجود در خصوص داده و مدیریت آن می باشد .
در بخش اول به اهمیت و جایگاه مدیریت چرخه حیات داده در مدیریت موثر ، هدفمند و جامع مدیریت داده اشاره گردید . در این بخش نگاهی خواهیم داشت به چرخه حیات داده از دیدگاه فنی

 چرخه حیات داده 
داده نظیر سایر دارایی ها ، دارای یک چرخه حیات است . مدیریت دارایی های داده ، نیازمند شناخت ، برنامه ریزی و همچنین یک تفکر راهبردی برای مدیریت  چرخه حیات داده می باشد . چرخه حیات داده از چرخه حیات محصول اقتباس شده است  و نمی بایست آن را با چرخه حیات توسعه سیستم ( SDLC) اشتباه گرفت .چرخه حیات داده را از دیدگاه مفهومی می توان به سادگی نظیر آن چه که در شکل 2 نشان داده شده است ( با استناد به تعریف ارایه شده در DMBOK ver 2.0 ) ، تشریح کرد . چرخه حیات داده شامل فرآیندهایی به منظور ایجاد و به دست آوردن داده ،فرآیندهایی به منظور انتقال و جابجایی داده ، فرآیندهایی به منظور ذخیره ، نگهداری ، به اشتراک گذاری ، استفاده و در نهایت حذف و یا آرشیو کردن داده می باشد .
داده در مدت زمان حیات خود درگیر فعالیت های متعدد دیگری نظیر تمیزکاری ، تبدیل ، تلفیق ، توسعه و تجمیع می گردد . اغلب ، به موازات استفاده و یا توسعه داده ، داده های جدیدی نیز ایجاد می گردد . بنابراین ، چرخه حیات داده دارای یک فرآیند تکرارشونده داخلی است که در شکل 2 نشان داده نشده است . داده به ندرت ایستا می باشد . مدیریت داده شامل مجموعه ای از فرآیندهای مرتبط به هم همسو با چرخه حیات داده می باشد .

چرخه حیات داده
شکل 2 : چرخه حیات داده
 
مشخص کردن چرخه حیات داده درون یک سازمان می تواند بسیار پیچیده باشد چراکه ، داده نه تنها دارای یک چرخه حیات می باشد بلکه دارای یک اصل و نسب نیز می باشد . مسیری که داده از نقطه تولید تا نقطه مصرف طی می کند که به آن زنجیره داده نیز گفته می شود . شناخت اصل و نسب داده مستلزم ، مستندسازی مبادی تولید دیتاست ها ، جابجایی و انتقال آنها بین سیستم ها در زمان دستیابی و استفاده می باشد . چرخه حیات و اصل و نسب داده با یکدیگر مرتبط می باشند و شناخت مناسب هر یک منوط به آشنایی با دیگری است . در صورتی که سازمان ها بتوانند شاخت مناسبی نسبت به چرخه حیات داده و همچنین اصل و نسب داده خود پیدا نمایند ، امکان مدیریت بهتر داده برای آنها فراهم می گردد .

چرخه حیات داده و اصل و نسب داده
شکل 3 : چرخه حیات داده و اصل و نسب داده

تمرکز مدیریت داده بر چرخه حیات داده دارای چندین دستاورد مهم و حیاتی است :
  • ایجاد و استفاده ، حیاتی ترین نقاط در چرخه حیات داده می باشند . مدیریت داده می بایست با شناخت مناسب از نحوه تولید داده یا به دست آوردن داده و شیوه استفاده از داده همراه باشد . تولید و به دست آوردن داده هزینه های مختص به خود را دارد . ارزش داده در زمان استفاده و یا مصرف مشخص می گردد .
  • مدیریت کیفیت داده می بایست در طول چرخه حیات داده صورت پذیرد . مدیریت کیفیت داده ، محور اصلی برنامه های مدیریت داده است . داده با کیفیت پایین ، هزینه و ریسک های متعددی را متوجه یک سازمان می نماید . بسیاری از سازمان ها ، مدیریت کیفیت داده را از جمله فرآیندهای چالش زا می دانند . چراکه ، در اکثر موارد داده به عنوان یک محصول جانبی و یا توسط فرآیندهای عملیاتی فاقد استانداردهای لازم کیفیت داده ، تولید می گردد . کیفیت داده از جمله مواردی است که می تواند تاثیر خود را بر سایر مراحل چرخه حیات داده نیز به دنبال داشته باشد . چراکه در عمل ، داده با کیفیت پایین در سراسر سازمان به حرکت در می آید و تمامی فرآیندهای مرتبط با داده را تحت تاثیر قرار خواهد داد.
  • مدیریت کیفیت متادیتا می بایست در سراسر چرخه حیات داده انجام شود . با توجه به این که متادیتا نوع خاصی از داده است و سازمان ها به وجود آن جهت مدیریت سایر داده ها نیاز دارند ، کیفیت متادیتا  و مدیریت مناسب آن از درجه اهمیت بالایی برخوردار است . 
  • امنیت داده می بایست در طول چرخه حیات داده انجام شود : اطمینان از ایمن بودن داده و کاهش ریسک های مرتبط  ، یکی از ماموریت های مهم مدیریت داده می باشد . داده ئی که نیازمند حفاظت و مراقبت باشد ، می بایست در طول چرخه حیات خود به درستی مدیریت گردد .
  • مدیریت داده ، مستلزم تمرکز بر روی داده های حیاتی است . سازمان ها حجم بالایی از داده ها را تولید می نمایند که درصد بسیاری از آنها هرگز استفاده نمی گردد . تلاش در جهت مدیریت هر داده در عمل امکان پذیر نمی باشد . مدیریت چرخه حیات داده ، مستلزم تمرکز بر حیاتی ترین داده های یک سازمان می باشد .
ارتباط حوز های مختلف مدیریت داده با چرخه حیات داده
شکل 5 : ارتباط حوز های مختلف مدیریت داده با چرخه حیات داده

مثال : استفاده از چرخه حیات داده در مدیریت کیفیت داده     
 داده یکی از منابع ضروری برای انجام فرآیندهای کسب و کار و نیل به اهداف کسب و کار است . چرخه حیات داده یکی از بازیگران اصلی در چارچوب مدیریت کیفیت اطلاعات است . POSMAD  یکی از چرخه های حیات داده معتبر است که از آن جهت  مدیریت کفیت داده استفاده می گردد . در شکل 6 ، چرخه فوق نشان داده شده است .
 
 چرخه حیات داده POSMAD
شکل 6 : چرخه حیات داده POSMAD

با درگیر کردن چرخه حیات داده  و پاسخ به پرسش های whatwho و how می توان بسیاری از فرآیندهای کیفیت داده را در طول چرخه حیات داده مدیریت کرد . در شکل 7 ، چارچوب کیفیت داده با تمرکز بر چرخه حیات  POSMAD  نشان داده شده است .
  استفاده از چرخه حیات داده  POSMAD در مدیریت کیفیت داده
شکل 7 : استفاده از چرخه حیات داده  POSMAD در مدیریت کیفیت داده

خلاصه   
شناخت لازم از چرخه حیات داده از دیدگاه فنی بسیار حائز اهمیت است چراکه شرط لازم برای ایجاد ارزش از داده های حیاتی  را در یک سازمان فراهم می نماید . داده در مدت زمان حیات خود درگیر فرآیندهای متعددی در یک سازمان  می گردد . هر مرحله از چرخه حیات داده دارای فرآیندهای مختلف مدیریت داده بر اساس نیاز هر یک از ذینفعان می باشد . اولین گام جهت مدیریت داده در طول چرخه حیات ، شناسایی داده های حیاتی برای کسب و کار است تا در گام بعد  با یک نگاه فنی ، بتوان الزامات فنی مورد نیاز برای ایجاد ارزش از داده و تبدیل آن به یک دارایی سازمانی را فراهم کرد . نگاه به چرخه حیات داده از دیدگاه فنی به تنهایی کافی نمی باشد و می بایست به چرخه حیات داده از دیدگاه کسب و کار نیز توجه جدی گردد . چراکه در نهایت می بایست داده در خدمت کسب و کار باشد و بتواند به پرسش ها و چالش های کسب و کار به درستی و در زمان مناسب متناسب با نیاز هر یک از ذینفعان کسب و کار پاسخ دهد . در بخش سوم به دیدگاه کسب و کار در خصوص چرخه حیات داده خواهیم پرداخت تا در عمل بتوان با شناخت مناسب هر یک از دیدگاه های موجود در مسیر مدیریت موثر داده حرکت کرد .